واژه شایستگی اولين بار در سال 1973 در مقاله‌اي توسط مك‌‌كللند وارد ادبيات مديريت گرديد. پروفسور مک‌کللند روان شناس دانشگاه هاروارد در اوایل دهه‌ی 1970 در مقاله‌ای با عنوان آزمون ترجیح شایستگی بر هوش نشان داد، آزمون هوش، پیش بینی کننده‌ی ضعیفی برای توفیق فرد در شغل است؛ از این رو، او شایستگی‌ها را ملاک گزینش توصیه کرد.
شایستگی مجموعه دانش، مهارت‌ها، خصوصیات شخصیتی، علایق، تجربه‌ها و توانمندی‌های مرتبط با شغل که دارنده آنها را قادر می سازد در سطحی بالاتر از حد متوسط به ایفای مسئولیت بپردازد. در واقع شایستگی‌ها الگویی را ارایه می‌کنند که نشان دهنده‌‌‌ی فرد با عملکرد برتر در شغل محوله است. شايستگي‌ها، به رفتارهاي هدفمند دلالت دارد که شامل عناصر ذيل است:
دانش و آگاهی‌ها: معلومات شغلی، اطلاعات و تخصص مرتبط با شغل؛
قابليت‌ها يا مهارت‌ها: توانایی انجام کارهای مرتبط با اهداف شغلی؛
نگرش‌‌ها و ارزش‌ها: ترجيحات و يا مفروضات ذهنی فرد؛
ويژگی‌ها: خصوصيات شخصیتی و نحوه واکنش به شرايط و افراد؛
انگيزش: سائقه‌های درونی و اشتياق برای اقدام؛
شایستگی‌ها را می‌توان به کوه یخ تشبیه کرد، بخشی از شایستگی‌ها شامل دانش و مهارت‌ها مشهودترند و به سرعت دیده می‌شوند و قابل ارزیابی هستند، اما بخشی مثل خصوصیات شخصیتی، انگیزه‌ها و استعدادها کمتر مشهودند و برای کشف آنها باید زمان بیشتری صرف کرد و از ابزارهایی نظیر کانون ارزیابی و توسعه استفاده نمود. که طی آن با کمک مجموعه تمرین‌های شبیه سازی و آزمون‌های متناسب، میزان یک شایستگی در افراد مورد ارزیابی و سنجش قرار می‌گیرد.
کاربرد شایستگی‌ها
با بهره گیری از شایستگی‌ها می توان نگاهی یکپارچه به فرآیندهای مدیریت منابع انسانی نظیر آموزش، ارزيابي عملكرد، جذب واستخدام… داشت. در واقع يكي از بهترين و مناسب‌ترين رويكردها براي نايل شدن به انسجام بین فرایندی، به كارگيري رويكرد شايستگي در مديريت منابع انساني است و مدل‌های شایستگی می‌توانند به عنوان شيوه‌ای براي يكپارچه كردن اقدام‌های مختلف منابع انسانی به كار روند. مي‌توان گفت که در این رویکرد شایستگی، هسته مركزی تمامی فعاليت‌های منابع انساني سازمان قرار می‌گیرد.
انواع شایستگی‌ها
شایستگی‌ها عمومی: شایستگی‌ها که صرفنظر از کارکرد یا سطح، برای تمامی کارکنان ضروری و حیاتی هستند.
شایستگی‌ها مدیریتی: شایستگی‌ها که برای کارکنان دارای مسئولیت‌های سرپرستی و مدیریتی در هر حوزه کارکردی، لازم هستند.
شایستگی‌ها اختصاصی: شایستگی‌هایی خاص که برای انجام هر شغلی در سازمان، در فضای کاری معین فنی یا عملکردی، ضروری هستند.
برای مدل سازی شایستگی‌ها سه رویکرد وجود دارد:
استراتژی قرض گرفتن: اساس این رویکرد، قرض گرفتن مدل شایستگی از یک سازمان دیگر است این رویکرد ارزان بوده و نیاز به متدولوژی ندارد.
استراتژی قرض گرفتن و بومی کردن: اساس این رویکرد، گرفتن مدل شایستگی از سازمانی دیگر و تنظیم مجدد آن براساس فرهنگ سازمان خود است. این رویکرد، نیاز به حداقل متدولوژی دارد.
استراتژی ایجاد مدل مناسب برای خود: بر اساس این رویکرد، یک مدل شایستگی مناسب برای یک سازمان طراحی و ایجاد می شود.
روش‌های استخراج و شناخت شایستگی‌ها
به منظور استخراج شایستگی‌ها و تدوین مدل شایستگی روش‌های مختلفی وجود دارد. ازجمله این روش‌ها می‌توان به مصاحبه با مدیران ارشد سازمان، مصاحبه با مدیران موفق صنعت، مطالعه شرح شغل‌ها، طوفان فکری، روش‌های پرسشنامه‌ای، مطالعات الگوبرداری و مطالعه برنامه استراتژیک سازمان اشاره کرد.
طراحی مدل شایستگی از جمله روش‌هایی است که برای انطباق پذیری و سازگاری سازمان‌های مدرن با تغییرات مدام و مستمر محیط کاری به وجود آمده است. یک مدل تعریف شده، سطح آرمانی را برای کسانی که به دنبال موقعیت‌های بالاتر و اهداف مدیریت عملکرد مفید هستند، فراهم می‌کند. و به عنوان یک زیرساخت و چهارچوب قابل اتکا برای یکپارچگی فرآیندهای منابع انسانی عمل می‌کند.
